ビジネスマナーの大切さ

ビジネスマナーとは

ビジネスマナーと一言で言っても、色んなマナーがありますよね。
なるほど！納得！！というものから、え？それってちょっとおかしくない？なんていうものまで
正直なところ、ありますよね。
ビジネスマナーって何？そんなのいらないという方もいると思います。

ただ、ビジネスシーンでお客様に失礼にならないよう、お互いに気持ちよく取引ができるという、最低限のマナーは必要ではないかと思います。

よく使う言葉こそ大切に！

言葉は、相手に何かを伝える手段でもあります。言霊という言葉もあるくらい言葉には不思議な力もあるのではないかと思います。
少し逸れましたが、その言葉の中で、相手に不快な思いをさせるという事は、ビジネス上いかがなものか・・・？

「社長秘書」という仕事をしたことがあるなかで、ビジネスマナーは叩き込まれました。
なぜ？という事も多かったのも事実ですが、郷に入れば郷に従え！です（笑）

ただ、目上の方と会話をする場面では、やはり言葉遣いは重要だと思います。
何が正しくて、何が正しくないのか・・・学んできたことは、今の時代とは少し異なることもあるとは思いますが、自分にとっては「語彙力」も身につき、マイナスにはなっていないと思っています。

間違った使い方だけはしないように、心がけることが大切ですよね。

返答によって変わる

会話をしているとき、何かを頼まれたとき、返答の仕方ひとつで相手が受けとる印象もガラッと変わります。
社会人になりたての時から自然と覚えてくる、自然と学ぶものだと思ってはいますが就職活動の時に、ビジネスマナーなどは学校でも教えてくれますよね。マニュアル通りにはいかないものですが、知らないよりは頭の隅にでもある方が何かの時には役に立ちます。

言葉や返答によって、おおきなご縁に繋がったり逆にご縁がなくなってしまったりという事もあるのは事実です。
もちろんニュアンス次第とはいえ、受けとり方も人それぞれなので、言葉だけの問題ではないですがそのことを頭に入れた上で、それなりの正しい言葉を使うことは必要だと感じています。

特に、この時節柄や私の職業上テキストでのやり取りも多いので、そこは少し慎重に注意しながら連絡をします。

ちょっと不思議な返答をいただくこともちろんあります。そういった場合は、伝わりにくかったかな？と思い、違う言葉を使って同じことをお伝えすることも必要でしょう。

使い方がちょっと違う・・・でも、おそらくこういう意味だろうと予測しお客様であれば、あえて突っ込むことはしませんが、最後にまとめて「こういう認識であっていますか？」と確認は必ずすることを徹底しています。

マナーは思いやり

人として、思いやりをもって接することは重要だと考えます。
自分がされて嫌なことは、人にもしない。
自分が言われて嫌なことは、人にも言わない。
子育てにも共通する部分であり、子育てをされた方であれば一度はお子様にお話しされたことがあるのではないでしょうか。

単純に、まずはそれがマナーの第1歩なのではないかと個人的には思います。

ビジネスマナーは思いやりにも値する！

手紙やメールでのマナー

顔が見えない分、そこは慎重に・・・と重要視しているのが、手紙やメールの文章。
相手によって、書き方や送り方は様々ですが、まずは誤字脱字に気を付ける。
そして、文章がおかしくないかチェック！

オンライン秘書・在宅事務代行のお仕事をしていると特に連絡手段がメールなどになり文字が多くなってきます。そこで、業務に関しては確認を怠らないことや、マメに連絡を取るようにする。これを、必ず頭に入れて業務を遂行しています。ただし、お客さまの大切な時間を奪うことなく

・分かりやすく

・簡潔に

という点も気をつけています。

 

先方があまり気にしない方、気にする方。それぞれいらっしゃいます。
そこで、この会社は・・・と判断材料の1つにする取引先の方も正直いらっしゃいます。

 

まさかの！？

以前、ある従業員の方とお客様との電話を耳にして驚いたことがありました。

お客様との会話が成り立ってないことがあからさまにわかるシーン。それはそうでしょう・・・

本来のそうさつの意味は、とても怖い意味ですよね。

そのようなやり取りは、会社 対 会社　のとても大切なシーンです。
特にこのようにお金に関することは相手との相違があってはいけません。

電話を切ったあと、お客様はあの会社の人は漢字も読めないのか・・・と、残念に思うかもしれません。取引には信用・信頼が必要不可欠です。

よく使う言葉は、意味と読み方を覚えておくことはとても大切なことではないでしょうか。

電話を切った後に

と、ご説明させていただきました。
他にもついつい読み間違えそうな漢字、ありますよね。今では、両方使用が可能な「重複」じゅうふくも間違いではないようですが、お客さまの中で「じゅうふく」と言われた方はたったの1人。ちなみに私は「ちょうふく」と言います。そして、

・領収書の書き方
・宛名の書き方

書ききれませんが、最近はご存知でない事務員さんが多いのかな？と思います。
確かにパソコンでの作業がほとんどなので、知らないことが悪いとは思いません。

ただ、これから必要なシーンが出てくるかもしれないこと、手書きになってしまった場合の事を考えると新しく従業員が入った時に、よく使う言葉の意味や読み方の確認を含めて最低限のビジネスマナーは研修として取り入れるといいのではないかと個人的には思っています。

従業員のスキルアップにもつながりますよね。

教える立場の先輩がご存知なければ「そこからスタート」ですけどね・・・

マナーによって会社の顔が見える

会社の信用を得られるかどうか。あげるかさげるかは、従業員にもかかっている！ということを覚えておくといいかもしれないですね。

知らずに、マナーが悪い＝会社の印象や評判も悪くなる。少なからず、つながっていること！と認識して、日々仕事をしていくことも大切ではないでしょうか。

電話の応対が悪いと、やはり気分がいいものではありませんよね。
私の仕事柄、小規模企業様の会社へ訪問して打合せすることも多々ありますが雰囲気ですぐに察します。今は、コロナ禍ですのでなるべくオンラインでの対応となっていますので、雰囲気は分かりづらくはなっています。

ただの先輩がいかにも上司のように振る舞い、従業員に威圧をかけたりするのは見ていて悲しいです。

外部だけではなく、社内の雰囲気の良し悪しもやはり「おもいやり」ではないでしょうか。

同じ仕事をするのであれば、チームワークを心がけて楽しく雰囲気のいい職場作りをしてほしいです。